INFORMACIJA
o obradi ličnih podataka kandidata za zaposlenje u društvu
EOS MATRIX d.o.o. Sarajevo – EOS MATRIX Ltd. Sarajevo
UVOD
U toku postupka izbora kandidata, Društvo prikuplja i obrađuje lične podatke lica koja su se prijavila na konkurse za otvorena radna mjesta.
Ovaj dokument pruža kandidatima informacije kako i u koje svrhe Društvo obrađuje njihove lične podatke, koja prava kandidati imaju u vezi sa zaštitom ličnih podataka i na koji način ta prava mogu ostvariti.
Pojam obrade podataka obuhvata prikupljanje, evidentiranje, organizovanje, uvid, čuvanje, te snimanje ličnih podataka.
Lični podatak je svaki podatak koji se odnosi na identifikovano fizičko lice ili fizičko lice koje se može identifikovati. Lice koje se može identifikovati je lice čiji se identitet može utvrdititi neposredno ili posredno, posebno na osnovu jednog ili više obilježja specifičnih za njegov fizički, psihološki, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet. Primjeri nekih od podataka po osnovi kojih se može utvrditi veza s određenim licem su: ime i prezime, adresa, broj telefona, naziv radnog mjesta, stepen obrazovanja, i dr.
Ličnim podacima, u smislu ove Informacije, smatraju se naročito smatraju podaci o:
- Ličnim imenu i prezimenu;
- Adresi i mjestu prebivališta/boravišta;
- Telefonskom broju i e-mail adresi;
- Jedinstvenom matičnom broju građana (JMBG);
- Datumu i mjestu rođenja;
- Stepenu obrazovanja;
- Ranije zaključenim ugovorima o radu;
- Drugi podaci vezani za ličnost kandidata koji se nalaze u biografiji ili ih kandidat na drugi način dostavi tokom konkursne procedure;
Društvo lične podatke obrađuje u cijelosti u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka BiH, transparentno, u tačno utvrđene svrhe i onoliko dugo koliko je potrebno za postizanje pojedine svrhe, pri čemu se koriste odgovarajuće tehničke, sigurnosne i organizacijske mjere zaštite ličnih podataka od neovlaštene i nezakonite obrade.
KONTROLOR I OBRAĐIVAČ LIČNIH PODATAKA KANDIDATA
EOS MATRIX d.o.o. za poslovne usluge Sarajevo – EOS MATRIX Ltd. for business services Sarajevo, sa sjedištem na adresi Trg solidarnosti 2A, 71000 Sarajevo, ID broj: 4201358240003.
NA KOJI NAČIN DRUŠTVO PRIKUPLJA LIČNE PODATKE
Društvo prikuplja i obrađuje lične podatke kandidata sa ciljem provođenja selekcije radi zasnivanja radnog odnosa sa odabranim kandidatom.
Podaci se mogu prikupiti:
- Iz biografije, dokumenata i obrazaca dostavljenih prilikom prijave na konkurs ili naknadno u toku konkursne procedure;
- U toku usmene ili pisane komunikacije kandidata sa Društvom u toku konkursne procedure, što uključuje telefonsku komunikaciju, e-mail korespondenciju, komunikaciju digitalnim kanalima (kao što je npr. Teams), i dr.;
- Pribavljanjem od trećih lica uz valjan pravni osnov (služba za zapošljavanje, poslovni partneri Društva u zapošljavanju, zaposlenici Društva putem preporuka, raniji poslodavci, lica na čije preporuke kandidat uputi Društvo prilikom dostavljanja biografije ili pratećeg pisma, i sl.);
- Pretraživanjem javno dostupnih informacija na internetu (npr. LinkedIn, Facebook, i sl.);
- Iz rezultata psihološkog testiranja kojim Društvo provjerava osobine ličnosti i kognitivne sposobnosti kandidata;
- Kao rezultat obrade bilo kojeg od ličnih podataka od strane Društva;
Društvo mora imati pravni osnov za prikupljanje ličnih podataka kandidata. Prilikom prikupljanja podataka, Društvo se rukovodi načelom prikupljanja minimalno potrebnih podataka za konkretnu svrhu.
SVRHA I PRAVNI OSNOV OBRADE LIČNIH PODATAKA
Lične podatke prikupljene neposredno od kandidata ili trećih lica uključenih u proces zapošljavanja (služba za zapošljavanje, poslovni partneri Društva u zapošljavanju) Društvo obrađuje za potrebe selekcije i zapošljavanja odabranog kandidata i to:
- Prilikom poduzimanja radnji prije sklapanja ugovora:
- Pregled prijava na konkurs;
- Selekcija prijavljenih kandidata;
- Izdavanje obavezujuće ponude;
- Na osnovu saglasnosti za obradu ličnih podatka prilikom:
- Psihološkog testiranja;
- Razmatranja drugih otvorenih pozicija u Društvu nakon zaključenja konkursa na koji se kandidat prvobitno prijavio;
- Razmjene podataka sa članicama EOS Grupe i Otto Grupe, a u vezi sa drugim otvorenim pozicijama unutar Grupacije;
Kandidat ima pravo u svakom trenutku povući datu saglasnost i usprotiviti se obradi ličnih podataka u svrhe navedene u saglasnosti.
Povlačenje saglasnosti ne utiče na zakonitost obrade ličnih podataka do momenta povlačenja.
MJERE ZAŠTITE LIČNIH PODATAKA
Društvo preduzima sve potrebne tehničke, organizacijske, sigurnosne, te kadrovske mjere za zaštitu prikupljenih ličnih podataka, što uključuje:
- Sprečavanje da neovlaštena lica pristupaju sistemima za obradu podataka na kojima se lični podaci obrađuju ili koriste (kontrola fizičkog pristupa);
- Osiguravanje da neovlaštena lica ne mogu koristiti sisteme za obradu podataka (kontrola kroz naredbu zabrane korištenja);
- Osiguravanje da lica koja su ovlaštena koristiti sistem za obradu podataka mogu pristupiti samo onim podacima za koje imaju ovlašten pristup, te da neovlaštena lica ne mogu čitati, kopirati, izmijeniti, ili ukloniti lične podatke tokom njihove obrade ili korištenja odnosno nakon njihovog bilježenja/snimanja (kontrola pristupa podacima);
- Osiguravanje da neovlaštena lica ne mogu čitati, kopirati, izmijeniti ili ukloniti lične podatke tokom elektronskog prenosa ili njihovog premještanja odnosno bilježenja/snimanja na nosač podataka, te osiguravanje mogućnosti ispitivanja i utvrđivanja gdje će se prenijeti lični podaci putem opreme za prenos (kontrola prenosa podataka);
- Osiguravanje mogućnosti retroaktivnog ispitivanja i utvrđivanja toga da li su, te po kome, lični podaci bili uneseni u sisteme za obradu podataka, izmijenjeni ili uklonjeni (kontrola unosa podataka);
- Ukoliko bude angažovan podizvođač za obradu podataka, osiguravanje da lični podaci koje obrađuje podizvođač, mogu jedino biti obrađivani u skladu s uputstvom kontrolora (kontrola podizvođača);
- Osiguravanje zaštite ličnih podataka od slučajnog uništenja ili gubitka (kontrola raspoloživosti);
- Garantovanje mogućnosti posebne obrade podataka koji su (eventualno) bili prikupljeni u različite svrhe (pravilo odvajanja).
DONOŠENJE ODLUKA NA OSNOVU AUTOMATSKE OBRADA PODATAKA
Društvo ne može da donese odluku koja će proizvesti pravno dejstvo na nosioca podataka ili koja može značajno da utiče na njega, a cilj joj je da procijeni određene lične odlike nosioca podataka, koja je zasnovana isključivo na automatskoj obradi ličnih podataka, a u skladu sa članom 29. Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH.
DOSTAVLJANJE LIČNIH PODATAKA TREĆIM LICIMA
Društvo kao kontrolor i obrađivač podataka neće dostavljati lične podatke pribavljene u toku konkursne procedure trećim licima, osim ukoliko kandidat da saglasnost za dostavljanje podataka EOS Grupi i Otto Grupi za određene ključne funkcije.
Lični podaci mogu biti dostavljeni poslovnim partnerima Društva koji se bave informacijskim tehnologijama i Društvu pružaju usluge korištenja aplikativnih rješenja (npr. aplikacija za zaprimanje prijava ili testiranje kandidata), pod uslovom da su zadovoljene sve ranije pobrojane mjere zaštite.
ROKOVI ČUVANJA LIČNIH PODATAKA
Društvo će obrađivati lične podatke dok traje konkurs, nakon čega se podaci brišu i dokumentacija uništava, a najviše 60 dana.
Lični podaci kandidata koji su dali saglasnost za čuvanje podataka radi kontaktiranja u vezi naknadno otvorenih pozicija neće se odmah brisati, nego će podatke i dokumentaciju Društvo čuvati do proteka roka koji je naveden u saglasnosti.
Podaci izabranih kandidata će se po zasnivanju radnog odnosa čuvati u rokovima koji su propisani za zaposlenike Društva.
Ukoliko rok za čuvanje određenih podataka nije propisan zakonom, isti će se čuvati onoliko dugo koliko je minimalno potrebno za postizanje svrhe zbog koje se obrađuju.
PRAVA NOSILACA PODATAKA
Svaki nosilac ličnih podataka ima slijedeća prava:
- Pravo na pristup podacima (čl. 24. Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH)
- Nosilac podataka može od Društva tražiti obavještenje o toku obrade njegovih podataka koju vrši kontrolor ili obrađivač podataka, svrsi obrade podataka, zakonskoj osnovi i trajanju obrade, da li su podaci pribavljeni od nosioca podataka ili od treće strane i o pravu na pristup ličnim podacima, kao i o tome ko je primio ili ko će da primi podatke i za koju svrhu.
- Pravo na ispravljanje, brisanje i blokiranje podataka (čl. 27. Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH)
- Na zahtjev nosioca podataka, Društvo će izbrisati ili blokirati podatke za koje se utvrdi da su netačni ili da su pogrešno navedeni ili obrađeni na drugi način koji je suprotan zakonu i pravilima koji se odnose na obradu podataka, osim u slučajevima propisanim članom 28. Zakona i samo u mjeri u kojoj su propisana ograničenja potrebna u demokratskom društvu.
- Pravo na prigovor u vezi sa direktnim marketingom (čl. 26. Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH)
- Nosilac podataka ima pravo da podnese besplatan prigovor na zahtjev kontrolora u pogledu budućeg korišćenja ili prenosa njegovih podataka za svrhu direktnog marketinga ili da bude obaviješten prije nego što njegovi podaci budu prvi put preneseni trećoj strani u svrhu direktnog marketinga.
- Pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu (čl. 30. Zakona o zaštiti ličnih podataka BiH)
- Kada nosilac podataka ustanovi ili posumnja da su kontrolor ili obrađivač podataka povrijedili njegovo pravo ili da postoji direktna opasnost za povredu prava, može da podnese prigovor Agenciji radi zaštite svojih prava.
KONTAKT INFORMACIJE
Svaki kandidat ima pravo da kontaktira Društvo u vezi sa obradom svojih ličnih podataka i ostvarivanjem svojih zakonskih prava upućivanjem dopisa na e-mail adresu: infoba@eos-bih.com ili poštom na adresu: EOS MATRIX d.o.o. Sarajevo, Trg solidarnosti br. 2A, 71000 Sarajevo.
Prigovori nadzornom tijelu mogu se slati na adresu: Agencija za zaštitu ličnih podataka u BiH, Dubrovačka br. 6, 71000 Sarajevo.
